Olet harkitsemassa Cleverdayn käyttöönottoa yrityksellesi, mutta et ole varma, miten se toimii. Ensiksi lataa Cleverday-sovellus omasta sovelluskaupastasi, joko Applen App Store tai Google Play, kokeillaksesi ilmaisversiota. Cleverday on luotu liikkuvaan käyttöön, joten oppaiden luominen ja prosessien visualisointi tapahtuu mobiililaitteilla (matkapuhelin ja tabletti). Sovelluksen ladattuasi avaa sovellus. Ensimmäinen näkymä tarjoaa nopean katsauksen sovelluksen toimintaan kuvaesityksillä. Alhaalla on kaksi sinistä nappia, rekisteröidy ja kirjaudu. Ensikäyttäjänä paina rekisteröintiä. Voit rekisteröidä seuraavilla vaihtoehdoilla:
- Sähköposti
- Google-tili
- Facebook-tili
- Apple-tili
Kolmansien osapuolien rekisteröintitavat pyytävät tunnuksia omilla tutuilla tavoilla. Muista myös vahvistaa tilisi, esimerkiksi sähköpostia käyttäessä. Lähetämme vahvistusviestin sähköpostiin ja linkkiä painamalla vahvistat olevasi Cleverdayn käyttäjä. Vahvistuksen jälkeen saat kaikki ominaisuudet käyttöösi.
Rekisteröinnin jälkeen sovellus ohjaa sinut etusivulle ja aloittaa esittelykierroksen, selittäen toiminnot. Voit aina mennä eteenpäin tai taaksepäin esittelykierroksella. Olet nyt valmis esimerkiksi prosessikävelyn suunnitteluun tai uuden pikaoppaan luomiseen.
Näin luot Cleverdaylla pikaoppaan tai visualisoit prosesseja
1. Paina sinistä ’’+’’ symbolia, joka löytyy keskeltä, alalaidasta. Painamalla tätä painiketta sovellus vie sinut näkymään, joka pyytää nimeämään oppaan. Nimettyäsi oppaan, ensikertalaiset saavat ruutuunsa vinkin, joka kertoo sovelluksen automaattisesta tallennuksesta ja näyttää miten sovellus sen ilmaisee.
2. Seuraavaksi sovellus kertoo ja näyttää esimerkin pikaoppaan vaiheista, joita voi olla kuinka monta tahansa ja ne voi myös nimetä tarpeesi mukaan. Niihin voidaan myöhemmin lisätä erilaisia medioita ja tekstiä.
3. Seuraavaksi sovellus kertoo muokkaa-painikkeesta, joka mahdollistaa vaiheiden lisäämisen, uudelleennimeämisen, järjestyksen vaihtamisen ja poiston.
4. Nyt olet valmis kokeilemaan itse. Painettuasi muokkaa-painiketta, vaiheiden järjestyksen vaihto tapahtuu jokaisen vaiheen vasemmasta laidasta, kaksi viivaa päällekkäin. Tätä painamalla ja liu’uttamalla ylös- ja alaspäin voi vaihtaa järjestystä. Jokaisen vaiheen uudelleennimeäminen tapahtuu painamalla tekstikenttää ja poistamista kuvaa roskapöntön symboli vaiheen oikeassa reunassa. Alalaidassa on sininen painike, joka mahdollistaa vaiheiden lisäämisen. Kun olet tyytyväinen, paina vasemmasta yläkulmasta ’’Valmis’’ ja olet nyt valmis lisäämään medioita ja tekstiä eri vaiheisiin.
5. Sisällön lisääminen vaiheisiin tapahtuu painamalla kyseistä vaihetta ja sovellus vie näkymään, jossa on eri vaihtoehdot sisällölle: video, kuva, ääni ja muistilista. Ensimmäistä kertaa kuvattaessa, tallentaessa ääntä ja selatessa oman puhelimen galleriaa, sovellus pyytää näihin lupaa. Voit siirtyä eri vaihtoehtoihin joko painamalla kyseisen median otsikkoa, pyyhkäisemällä oikealle tai vasemmalle tai painamalla alavasemmalla ja -oikealla olevia nuolia.
6. Videotallennuksessa alalaidassa keskellä on punainen painike, joka käynnistää videokuvauksen. Kyseisen painikkeen kummallakin puolella olevat symbolit antavat vaihtoehtoja sisällön luomiseen: vasen painike avaa oman puhelimen gallerian ja oikeanpuoleinen kääntää kameran ruudunpuoleiseen linssiin. Painettuasi punaista nappia ja kuvauksen aloitettuasi, varmista videon keston pysymisen alle kahdessa minuutissa, välttääksesi mahdolliset ongelmat. Painettuasi punaista nappia uudelleen, sovellus valmistelee videon esikatselua varten ja mikäli et ole tyytyväinen, paina alareunasta keskeltä videokameran symbolia ja voit kuvata uudelleen, samalla poistaen äsken kuvaamasi videon. Poistaminen ilman uudelleenkuvausta toimii myös alaoikealta painamalla roskapöntön symbolia. Muussa tapauksessa voit joko poistua vasemman yläreunan nuolesta ja muokata seuraavaa vaihetta tai lisätä toisenlaista mediaa samaan vaiheeseen; valokuva, ääninauhoite ja muistilista.
7. Valokuva ja äänitallennus toimii samoilla periaatteilla kuin videokuvaaminenkin, painikkeet samoissa paikoissa. Poikkeuksena äänitallennuksessa ja seuraavaksi muistilistassa ruudulla näkyvät lyhyet ohjeet ja vinkit, kuten kuinka aloittaa sekä parhaat käytännöt.
8. Muistilistan luominen tapahtuu painamalla alalaidasta keskeltä kynän symbolia ja voit aloittaa muistilistan kirjoittamisen. Puhelimen näppäimistö aukeaa ja kirjoitettuasi muistilistan yhden kohdan valmiiksi, paina ’’seuraava’’ puhelimesi näppäimistön alaoikealta kirjoittaaksesi seuraavan kohdan tai sen yläoikeasta ’’valmis’’, mikäli muistilista on valmis. Muistilistan kohtien poistaminen tapahtuu samalla periaatteella, kuin aiemminkin: jokaisen kohdan oikealla puolella olevasta roskapöntön symbolista.
9. Mikäli vaiheen kaikki sisältö on lisätty, paina ylävasemmalla olevaa nuolta poistuaksesi oppaan vaihenäkymään ja sovellus tallentaa muutokset. Mikäli oppaaseen ei tule muutoksia vaiheiden osalta ja se on kokonaan valmis, paina ylävasemmalla olevaa valmis-painiketta ja sovellus vie sinut seuraavaan vaiheeseen.
10. Ensikertalaiset saavat ohjeet, kuinka oppaan ulkonäköä muokataan pikkukuvien (englanniksi thumbnail) ja kuvaustekstin avulla. Tässä näkymässä on kaksi sinistä painiketta: vaihda kuva ja lisää kuvaus. Painamalla kuvapainiketta sovellus avaa kameran ja voit joko kuvata uuden kuvan, tai lisätä omasta galleriasta. Valokuvan tulisi olla selkeä ja huomiota herättävä. Kuvauksen kirjoittaminen tapahtuu toisesta painikkeesta ja sen tulisi olla informatiivinen, mutta helposti luettava. Suosittelemme tiivistyksen kirjoittamisen ensimmäiseen kahteen riviin, sillä pidempi teksti lyhenee esikatselussa toisen rivin lopussa kolmen pisteen muodossa (…). Kun kuva ja oppaan tekstikuvaus ovat valmiita, paina yläoikealta ’’valmis’’.
11. Pikaopas on nyt valmis ja pääset katsomaan sen esinäkymää, ylhäältä alaspäin: pikkukuva, päiväys, oppaan luonut taho, otsikko, kuvaus kahdella rivillä, mutta painamalla oikealla + symbolia voi avata koko kuvauksen näkyviin ja vastaavasti samalta paikalta – lyhentää kuvauksen takaisin. Seuraavaksi näet alempana, kuinka monella käyttäjällä on kyseiset ohjeet, kuinka monta kertaa ohjeissa on vierailtu vuoden aikana ja tyytyväisyysasteen prosentteina, yksinkertaisena raporttina. Alempana näet vaihtoehdot muokata opasta, jakaa
oppaan sekä tarkastella syventäviä raportteja. Eri jakamistavoista ja raporteista myöhemmin lisää. Kaikkein alimpana näet oppaan vaiheiden esikatselun painikkeet, mutta poikkeuksena aikaisempiin näkymiin, alalaidassa keskellä on hymysymboli, jota kautta toiset tahot pystyvät antamaan oppaasta palautetta, mutta kyseisen oppaan luojana et pysty antamaan sitä itsellesi. Tässä näkymässä pystyt myös muokkaamaan sisältöjä painamalla yläoikealla olevaa kynän symbolia.
Pikaoppaiden jakaminen Cleverdaylla
Pikaoppaan jakaminen koodin avulla:
Aktivointikoodi on kuusikirjaiminen ja sen pystyy kopioimaan ja liittämään esimerkiksi sähköpostitekstiin. Koodin pystyy syöttämään sovelluksen etusivulla, luotujen oppaiden alapuolella. Syöttämällä koodin pääset helposti ja nopeasti suorittamaan pikaopasta.
Pikaoppaan jakaminen linkin avulla:
Toinen tapa on jakaa kutsu oppaaseen painamalla ’’jaa kutsu’’ ja avautuu puhelimen oletusjakoikkuna, esimerkiksi Applen puhelimilla näet kohteina muun muassa AirDropin, Viestit, Sähköpostin jne. Mikäli käytetään tätä jakomenetelmää, niin olemassa oleville ja rekisteröimättömille henkilöille on omat prosessinsa, asiasta lisää täältä.
Raporttien lukeminen
Jokaisen pikaoppaan raporteista näet syventävämmät tiedot pikaoppaasi käytöstä. Voit valita tarkasteluajanjaksoksi edellisen viikon, kuukauden tai viime vuoden. Raportti näyttää tyytyväisyys asteen prosentteina ja kuinka monta kertaa on painettu eri hymykuvaketta, joita on neljä kappaletta: kaksi huonoa ja kaksi hyvää. Alempana näet vierailukerrat, aktiiviset käyttäjät ja annetut arvostelut lukuina. Lisäksi alempana näet pikaoppaan eri vaiheille annetut palautteet, joiden avulla pystyt parantelemaan kyseisiä vaiheita. Tästä näkee kyseisen vaiheen vierailumäärät, aktiiviset käyttäjät, annetut tekstipalautteet ja kuvapalautteet lukuina. Ohessa löydät myös linkin, jota kautta näkee tarkemmat palautteet kuvineen ja teksteineen työpöytäversiostamme osoitteesta portal.app.cleverday.com.
Työpöytänäkymä on monella tapaa samanlainen, kuin mobiilisovelluksessa, mutta siellä ei pysty luomaan pikaoppaita, vaan tarkastelemaan raportteja ja hallinnoimaan käyttäjiä. Työpöytäversion raportit sisältävät tyytyväisyysprosentin, hymykuvaäänestyksen lukumäärinä, käyttäjämäärät, uudet käyttäjät, käyttöasteen, oppaan käyttömäärän, käyttäjät nimillä, palautteen määrät ja itse palautteet, niin teksti, kuin kuvapalautteet.
Käyttäjien hallinta
Lopuksi sovelluksen raportissa alimpana näet ’’hallinnoi kontakteja,’’ eli vaihtoehdon tarkastella, kenellä on pääsy kyseiseen pikaoppaaseen. Tätä painamalla pääset pikaoppaiden listaan ja jokaisesta näkee, kenellä on niihin pääsy. Samaan näkymään pääset myös oma profiili -sivulta, ’’kontaktini’’. Ylimpänä pystyt valitsemaan pikaoppaan ja myös etsimään käyttäjiä hakukentän avulla. Tällä sivulla pystyt poistamaan pikaoppaat käyttäjiltä joko yksitellen, painamalla käyttäjää ja sitten poistamalla, tai painamalla ’’valitse’’ ja pystyt checklist-tyylisesti valitsemaan useampia käyttäjiä kerralla ja pystyt poistamaan pääsyt ruudun alalaidasta keskeltä, painamalla punaista nappia. Kun olet valmis, paina ’’valmis’’ samasta kohtaa, mistä äsken painoit ’’valitse’’.
Muuta
Etusivulla on tummansininen kortti, joka kertoo jäljellä olevien oppaiden määrän ja kuinka monta on maksimi. Kortissa on myös Lue lisää-painike, joka vie sovelluksessa olevaan Help Center-näkymään, usein kysyttyihin kysymyksiin. Tämä näkymä on myös löydettävissä ’’oma tili’’ sivulla.
Käyttäjätili-sivulla näet nimesi, tämänhetkisen tason, esimerkiksi ilmainen, sen kuvauksen, henkilökohtaiset tiedot, käyttäjät, usein kysytyt kysymykset, tietosuojakäytännöt, palveluehdot, uloskirjautumisnapin ja kirkkaanvärinen Tuki-painike kysymysmerkin kanssa. Kyseinen painike avaa chatbotin, joka kirjoituksesi perusteella etsii tukihenkilön auttamaan pulmassasi.
Olemme nyt käyneet sovelluksen läpi ja miten kaikki toimii, toivottavasti oli antoisaa luettavaa ja voit vapaasti lähteä suunnittelemaan prosessikävelyä ja luomaan pikaoppaita. Mikäli tulee ongelmia, on kysyttävää tai haluat enemmän ominaisuuksia maksettujen pakettien kautta, ota yhteyttä sähköpostilla osoitteeseen helpdesk@cleverday.com.